Наводим порядок в Гостиницах

Наводим порядок в Гостиницах

К нам обратился владелец пяти подмосковных гостиниц. Он открыл гостиницы с целью надежно инвестировать деньги. Проект пошел успешно, но владелец столкнулся с рядом сложностей касаемо учета и контроля. Теперь же хотелось отойти от «ручного» управления и навести порядок в тарифах. В гостиницах от 20 до 45 номеров. Каждый день в каждую гостиницу заселяется от 15 до 40 человек. Также в комплексе есть бар и сауна.  С "MACRO ERP" владелец стал контролировать все процессы с телефона. Он решил не останавливаться только на шахматке и прочих стандартных функциях, но решил также подключить интеграцию с Booking, учет бара и сауны.

Бизнес-цели клиента на автоматизацию

  • Увеличение средней скорости обслуживания каждого клиента, автоматические чеки, счета, смс уведомления

  • Ведение базы данных всех заселившихся клиентов, черный список и VIP список, учет работы администраторов

  • Сокращение случаев воровства администраторов через незафиксированные заселения

Технологии

Macro ERP
.NET Framework
Microsoft SQL Server

Решение

Шахматка стала незаменимым инструментом для администратора. Каждое действие и заселение регистрируется системой и его невозможно стереть. Финансовый анализ и бухгалтерский учет значительно упростились, а заявки с Booking попадают в систему автоматически.

Схема заселений (шахматка)

Macro-ERP — мощный инструмент для постоянного контроля за номерным фондом. Все актуальные параметры выводятся в удобной форме.

Интеграция

Интеграция с личным кабинетом сервиса booking.com Создадим виджет для бронирования с вашего сайта

Наглядно

Желтым цветом — не оплаченые номера. Зеленым — оплаченые.

Информация по заселению

Указываются дата заселения, номер выбирается из номерного фонда, клиент добавляется как новый, либо выбирается из базы данных ранее заселившихся гостей. Сюда же автоматом ставиться сумма оплаты в зависимости от срока заселения, количества людей, скидок.






Данные по оплатам за проживание

Вводится сумма текущей оплаты(наличными, безналичными, платежным поручением), то есть есть возможность платить по частям, при чем разными способами.








Карточка гостя

Администратору выпадает окно со всей информацией по заселению:

  • карточка клиента (и тех кто заселятся вместе с ним)
  • карточка организации (есть возможность создания корпоративных заездов)
  • срок проживания и возможность продления
  • автоматический расчет стоимости проживания (с возможностью выставления скидки)
  • фиксация дополнительнх услуг
  • прикрепление скана паспорта

Информация по заезду в краткой форме автоматически отправляется по смс или телеграмм директору.

Автоматически распечатывается договор со всей необходимой уже заполненной информацией: ФИО, дата проживания, расчет стоимости, номер комнаты. Возможно настроить под вас любую форму договора принятого у вас в отеле. Так же есть распечатка множества гостей для организаций.






Кафе-бар при отеле

Полноценный модуль кафе полностью заменяет тяжелые в освоении и ведении дорогостоющие системы а-ля r-keeper. Все ведется на планшете или ноутбуке. Функционала для небольшого кафе с несколькими десятками своих блюд и др. позиций более чем достаточно. Но не смотря на простоту - есть возможность для технолога создавать технологические пищевые карты.





Забираем гостя из аэропорта

Важное конкурентное приимущество сети - бесплатный трансфер с аэропорта и обратно. Большинство гостей используют этот аэропорт как промежуточный - от сюда следует большое количество водителей с постоянной загрузкой. Теперь водителям система расчитывает зарплату автоматов в конце недели на основании количества обслуженных клиентов.




Больше ни копейки не пропадет.

С помощью проверочного модуля транзакций теперь мы видим все движения денег в сети отелей. Оплаты, возвраты, расходы. Модуль запрещает редактировать или удалять транзакции, можно только сделать обратную проводку. Данная система учета финансов основана на банковских стандартах - что более чем достаточно для гарантии сохранности денег в кассах отеля.




Номера

В данном разделе у вас будут храниться информация по всем номерам.

Гибко настраивайте цены в зависимости от количества человек, времени или дня недели с автоматической корректировкой в booking.






Чуткий контроль с помощью дневного отчета

Дневной отчет по всем денежным приходам в различных разрезах помогает держать руководителю всю ситуацию под контролем и мгновенно реагировать на все микроизменения как в рынке, так и в работе персонала.




Стратегический обзор в месячном отчете

В месячном отчете мы видим все результате в разрезах по номерам, по видам номеров, по администраторам, по дням недели и т.п. Этот отчет -основа стратегического планирования.




Бонусы за проданные допуслуги повышают продажи

Мотивируем администратора продавать! Ему автоматически будут начисляться проценты с продаж, а проданный товар уходить со склада. В карточке клиента появится запись, что он купил, например, халаты, тапочки, услуги мини-бара, ресторана или завтраки.




Получайте больше денег с дополнительных продаж


А тут как раз хранятся все виды товаров и услуг которые могут понадобиться гостю для более комфортного проживания.



Как отчеты в системе помогут увеличить прибыль?

Получите любую статистику — какие номера самые рентабельные? Какой коэффициент загрузки? Все, для того, чтобы вы максимально эффективно использовали номерной фонд. Легко контролирется ситуация дня со смартфона или планшета.

Как обеспечить большую прозрачность?






История изменений

История изменений позволяет вам отслеживать все действия сотрудников. Легко будет определить кто и когда совершил ошибку при работе с системой. Ни один клиент или оплата не может быть удалена бесследно, программа будет бесконечно хранить информацию о любых действиях сотрудников, так что сложные моменты можно будет выяснить спустя месяцы и даже годы.





Больше, чем касса

  • Возможность просмотра составляющих любого проводимого счёта.
  • Контроль счетов контрагентов вашими сотрудниками. Вся информация автоматически переводится в формы бухгалтерских отчётностей.
  • Личный счёт Клиента со всеми параметрами платежей и периодов посещения.

Дополнительные возможности

Финансы

  • Отслеживание
  • Доходы
  • Расходы
  • Скидки
  • Зарплаты
  • Налоги

Склад

  • Учет всего материального имущества в одной программе.
  • Доступна интеграция с бухгалтерией.
  • Расходы
  • Есть возможность ведения склада по категориям.

Зарплаты

Для своевременного и корректного начисления зарплаты сотрудникам рекомендуем воспользоваться данным модулем. Он интегрируется с бухгалтерией, это значит, что не надо вручную вносить информацию по выплатам и начислениям.

  • Проценты с продаж
  • Выплаты авансов и расчетов
  • Премии
  • Штрафы

Персонал

Данный модуль предназначен для хранения и катологизирования всей необходимой информации о ваших сотрудниках вплоть до прикрепления сканов документов. Это позволит вам своевременно найти замену заболевшему работнику или премировать ветеранов компании.

Технологии и дополнительные возможности

Для дополнительного обеспечения безопасности целостности данных можно настроить резервное копирование по расписанию, а так же непрерывное резервирование всех изменений данных. Система может быть установлена на сервере внутри организации, а также на облачном сервисе для обеспечения надежности. Возможность подключения SMS рассылок и уведомлений. Каждый сотрудник имеет ограниченный доступ к разрешенной ему информации. Например, администратор не имеет доступа к финансовым отчетам или имеет доступ к просмотру зарплат сотрудников, но не может изменять процентную ставку.

Эффект

Клиент не ездит каждый день на проверку состояния отелей. Статистика показала, как использовать номерной фонд эффективнее, а администраторы наконец начали продавать больше доп. услуг.

Контроль

Хозяин сети легко контролирует все денежные поступления через смарафон

Порядок

Наведен порядок в системе администрирования и управления

Эффективность

Повышение общей эффективности работы отелей

Безопасность

Администраторы не могут незаметно воровать часть дневной выручки

После внедрения были зафиксированы следующие показания:

ускорение обслуживания клиентов
%
повышение рентабельности фелиалов
%
сокращение количества администраторов
%
сокращение фактов обслуживания "мимо кассы"
%

Получить бесплатную консультацию